.jpg)
Film Fest Gent
Film Fest Gent is een internationaal filmfestival dat elk jaar filmmakers, professionals en filmliefhebbers samenbrengt in Gent. Ze werken elk jaar met heel wat partners die tickets ter beschikking krijgen voor gasten en relaties. Die tickets correct verdelen betekende vroeger ook veel praktische opvolging door het festivalteam.
Met het nieuwe partnerportaal verandert die rolverdeling. Film Fest Gent bepaalt hoeveel tickets elke partner krijgt. Vanaf daar neemt de partner het zelf over: gasten toevoegen, lijsten importeren, reservaties beheren of genodigden zelf hun ticket laten claimen.
Alles gebeurt in een eigen, gebrande omgeving die rechtstreeks gekoppeld is aan ticketmatic. Film Fest Gent behoudt dus het overzicht en de controle, terwijl partners veel autonomer werken en het festivalteam minder manueel hoeft op te volgen.
Minder administratie rond partnertickets
Partnertickets lijken eenvoudig, tot tientallen partners elk hun eigen gastenlijsten, wijzigingen en last-minute aanpassingen beginnen door te sturen. Film Fest Gent verzamelde en verwerkte die informatie zelf. Gasten moesten worden toegevoegd, wijzigingen verwerkt en tickets opnieuw verdeeld. Dat kon doorgaan tot vlak voor een evenement.
Het partnerportaal draait die flow om.
Film Fest Gent bepaalt vooraf hoeveel tickets een partner voor een evenement ter beschikking krijgt. Daarna beheert de partner zelf wie die tickets ontvangt en kan hij wijzigingen doorvoeren zonder telkens langs het festivalteam te passeren.
De controle blijft bij Film Fest Gent. De praktische uitvoering verschuift naar de partij die de gasten het beste kent.
Elke partner krijgt zijn eigen omgeving
Het partnerportaal is een aparte omgeving die ticketmatic Studio voor Film Fest Gent ontwikkelde, rechtstreeks gekoppeld aan ticketmatic. Een partner hoeft zelf niet in ticketmatic te werken.
Film Fest Gent beheert er de verschillende partners en bepaalt welke tickets voor hen beschikbaar zijn. Partners krijgen vervolgens toegang tot hun eigen omgeving, zonder daarvoor in ticketmatic zelf te hoeven werken. Die omgeving wordt aangepast aan de partner, met onder meer het eigen logo en de eigen huisstijl.
Na het inloggen komt de partner terecht in een eigen omgeving, aangepast met onder meer logo en huisstijl. Per evenement ziet hij meteen hoeveel tickets hij kan verdelen, hoeveel er al gereserveerd zijn en hoeveel er nog beschikbaar zijn.
Van daaruit kan de partner zelf aan de slag.
Gasten kunnen één voor één worden toegevoegd, een bestaande lijst kan via CSV worden geïmporteerd, of de partner kan een persoonlijke reservatielink delen.
Met die laatste optie hoeft zelfs de partner de gastgegevens niet meer te verzamelen. De genodigde opent de link, komt vervolgens op een reservatie pagina terecht, vult zelf de nodige gegevens in, en ontvangt zijn ticket.
Film Fest Gent bepaalt dus het contingent. De partner beheert de verdeling. De genodigde kan desgewenst zelf reserveren.
Alles komt automatisch terug in ticketmatic
Meer autonomie voor partners betekent niet dat Film Fest Gent er een tweede ticketingsysteem bij krijgt.
Elke reservatie vanuit het partnerportaal wordt automatisch als een gewone order in ticketmatic aangemaakt. De bestaande processen voor ticketing, opvolging en rapportering blijven dus gewoon gelden. Voor Film Fest Gent blijft er één centrale ticketingomgeving.
Dat is een belangrijk verschil. Het partnerportaal verplaatst de praktische handelingen naar de partner, maar creëert geen apart administratief eiland ernaast.
Een wijziging aan een gastenlijst hoeft daardoor niet meer via verschillende mails en medewerkers te passeren. Partners kunnen zelf aanpassen, terwijl Film Fest Gent het resultaat rechtstreeks in Ticketmatic ziet verschijnen.
Een oplossing die breder bleek dan de oorspronkelijke vraag
Het portaal werd oorspronkelijk gebouwd voor businesspartners.
Eenmaal in gebruik bleek het principe breder toepasbaar. Film Fest Gent gebruikt dezelfde oplossing ondertussen ook voor personeelstickets. De logica is immers dezelfde: een bepaalde groep krijgt een vooraf bepaald contingent en beheert vervolgens zelf de verdeling.
Of die groep nu een sponsor, partner of het eigen personeel is, verandert weinig aan het onderliggende proces.
Wat begon als een oplossing voor één concrete administratieve uitdaging, wordt zo een flexibel model voor verschillende vormen van gecontroleerde ticketverdeling binnen de organisatie.
Ticketverdeling op maat van je organisatie
Werk je met partners, personeel of andere groepen waarvoor ticketverdeling vandaag veel manuele opvolging vraagt? Neem contact op met je account manager, of via onze contactpagina. We bekijken graag hoe ticketmatic Studio die flow kan vereenvoudigen.
