Un système de billetterie qui se contente de faire ce qu’on attend de lui, vendre des billets, enregistrer les visiteurs et gérer les capacités, a longtemps suffi à la plupart des lieux culturels. Mais le secteur évolue. La relation avec le public devient plus numérique, les ambitions grandissent et la collaboration se complexifie. C’est alors que le système de billetterie montre ses limites : non pas parce qu’il ne fonctionne plus, mais parce qu’il ne suit plus le rythme de l’organisation.
Nous avons discuté avec Erik Lesire, CEO de ticketmatic, du moment où les lieux culturels atteignent cette limite et pourquoi le passage d’un système de billetterie basique à une plateforme intégrée de billetterie devient, tôt ou tard, inévitable.
Quand la croissance révèle les limites du système
“Chaque organisation atteint un moment où son fonctionnement quotidien devient trop complexe pour le système en place”, explique Erik. Un système de billetterie de base remplit son rôle tant que le fonctionnement reste simple : il traite les commandes, gère les places et enregistre les visiteurs. Il est rapide à mettre en place, économique et pratique.
Mais dès que l’organisation se développe, les premières fissures apparaissent. Concrètement, cela se manifeste souvent ainsi :
- les rapports financiers prennent trop de temps à produire et semblent peu fiables
- les informations utiles arrivent trop tard ou nécessitent beaucoup de travail manuel
- les idées autour de l’expérience du public ou de nouvelles formules se heurtent aux limites du système
- les équipes utilisent des outils séparés, ce qui entraîne des erreurs et des doublons
- les décisions doivent être prises à l’instinct, faute de données disponibles
“C’est le moment où l’on ne parle plus seulement de logiciel, mais bien de la manière dont une organisation fonctionne”, explique Erik.
Choisir un logiciel, c’est aussi choisir une façon de fonctionner
Qu’est-ce qui change quand un lieu culturel passe à une plateforme vraiment adaptée à ses besoins ? “ Ce qui frappe le plus, c’est la fluidité du fonctionnement », explique Erik. « Plus besoin d’encoder les mêmes infos à plusieurs endroits. Tout circule automatiquement entre la billetterie, la communication, la programmation et la gestion financière. Moins de contrôles, moins de corrections, et beaucoup plus de tranquillité d’esprit. “
Cela redonne de l’espace pour se concentrer sur l’essentiel. “ Dans les lieux culturels, on avance souvent grâce à l’énergie et la souplesse des équipes », explique-t-il. « Le jour où le système commence à soutenir cette énergie au lieu de la freiner, ça change tout. “
Erik donne plusieurs exemples concrets. Un lieu culturel voulait associer un abonnement flexible à des avantages exclusifs : techniquement impossible dans leur ancien système, mais tout à fait naturel dans un environnement plus évolué. Une région cherchait à automatiser les réservations de groupe pour les écoles, paiements, suivi, confirmations comprises. Là encore, c’est un système plus mature qui a permis une mise en œuvre stable. “Et il y a aussi les structures qui veulent partager leurs données de public entre billetterie, CRM et plateforme de dons. Pas pour avoir plus de données, mais pour mieux servir leur public. Avec une plateforme aboutie, ça fonctionne.”
La puissance d’un système intégré
Ce qui fait vraiment la différence, c’est l’intégration. “Une plateforme de billetterie ne fonctionne pas à côté de l’organisation, elle en fait partie », explique Erik. « Elle crée des ponts entre des domaines qui, avant, travaillaient chacun de leur côté : marketing, reporting, relation publique, programmation et gestion financière. Et c’est cette interconnexion qui rend le fonctionnement plus fluide, plus stable et plus intelligent.”
Les bénéfices se ressentent très concrètement au quotidien :
- les informations ne doivent être saisies qu’une seule fois
- les données circulent automatiquement entre les équipes et les outils
- le risque d’erreurs ou de doublons diminue fortement
- les rapports sont plus rapides et plus fiables
- la communication avec le public devient plus cohérente et plus personnalisée
- l’organisation gagne en clarté et en sérénité
La technologie mobile joue aussi un rôle clé dans cette évolution. “Aujourd’hui, le billet est sur le smartphone, plus dans un PDF “, explique Erik. « Et ça change tout : moins d’appels, moins de billets perdus, un accès plus rapide, une meilleure qualité de données. Et surtout, une expérience mobile qui donne une impression de professionnalisme et de soin. C’est aussi important pour votre image qu’un bon accueil sur place.”
Des données utiles, pas du travail en plus
Utiliser une plateforme aboutie ne signifie pas que vous saurez tout de votre public du jour au lendemain. « Ce n’est pas une machine magique”, insiste Erik. “ Ce que ça permet, c’est de poser une base fiable. Les données sont centralisées, correctes et directement exploitables. Elles soutiennent le travail au lieu d’en rajouter. “
À partir de là, chaque structure va aussi loin qu’elle le souhaite. “Certains lieux culturels se contentent de rapports clairs. D’autres y ajoutent des tableaux de bord, de l’automatisation ou du ciblage. L’important, c’est d’avoir le choix, pas une obligation.”
Penser l’avenir en misant sur l’ouverture
Le secteur culturel est très divers, il faut donc des solutions flexibles. « Ce qui marche pour un club de jazz ne marche pas forcément pour un théâtre de ville », dit Erik. “Une bonne plateforme doit être ouverte et adaptable. Elle doit dire : avancez à votre manière, nous sommes là pour vous accompagner.”
C’est dans cet esprit qu’est né ticketmatic Studio, un espace où l’on réunit les compétences pour créer des intégrations et des solutions sur mesure. “Dans un secteur mature, la transformation digitale ne doit pas être la même partout. C’est justement cette diversité qui montre qu’on a franchi un cap.”
Impossible de revenir en arrière
À la question de savoir si les organisations reviennent parfois à un système plus simple, Erik est catégorique : “D’après notre expérience, jamais. Pas parce que l’ancien système était mauvais, il a rempli sa mission, mais parce que les gains en sérénité, en souplesse et en qualité sont trop importants. Revenir en arrière, ce serait comme recommencer à gérer tout sur des bouts de papier.”
Son conseil aux lieux culturels qui hésitent ? “Faites le pas quand vous sentez que le moment est venu. Pas pour suivre la tendance, mais parce que votre organisation a besoin de plus de contrôle, de liberté et d’une relation plus forte avec son public. La technologie est là pour soutenir cela, et parfois, pour l’amplifier.”
L’essentiel
Une plateforme de billetterie complète ne se limite pas à vendre. Elle connecte les personnes, les processus et les informations. Elle allège la relation avec le public au lieu de l’alourdir. Et surtout, elle donne aux institutions culturelles l’espace nécessaire pour évoluer selon leur propre vision.
Téléchargement : 7 signaux indiquant que votre système de billetterie n’est plus adapté à votre organisation
Cette checklist aide les organisations culturelles à évaluer rapidement si leur système de billetterie soutient encore leur croissance et leur fonctionnement numérique.
Valeur de cette checklist
- Offre une vision claire des points où votre système de billetterie freine potentiellement l’organisation.
- Montre où les processus peuvent devenir plus efficaces, intégrés et moins sujets aux erreurs.
- Aide à déterminer si votre base numérique est prête pour de nouvelles ambitions en matière de publics et de collaboration.
- Soutient une décision plus éclairée entre optimiser l’existant ou évoluer vers une plateforme de billetterie plus complète.
