Un centre culturel dynamique au cœur d'Ostende
À Ostende, De Grote Post fait partie intégrante du paysage culturel depuis plus de dix ans. Aujourd'hui, l'ancien bureau de poste monumental est un centre culturel dynamique où le théâtre, la musique, la comédie et les résidences alternent. Les visiteurs y trouveront non seulement des spectacles, mais également un café culturel accessible, un comptoir ouvert et des initiatives qui abaissent le seuil de la culture.
Depuis 2021, Matilde Schokkaert est responsable de la billetterie, veillant à offrir au public une expérience fluide et accueillante du début à la fin. Elle fait partie de l'équipe hôtelière et combine la vente de billets avec la communication avec les clients. « Il y a beaucoup de choses dans la maison ici », raconte-t-elle, « alors même pendant une journée de bureau normale, je suis en plein milieu: il y a toujours des artistes ou des résidents qui répètent ou construisent quelque chose. » À De Grote Post, la billetterie n'est pas une fonction administrative distincte, mais un lien direct entre le public, la réception et le public.
.jpeg)
La billetterie dans le prolongement de leur mission
À De Grote Post, l'hospitalité commence bien avant la représentation, grâce à une communication et à des initiatives qui informent, engagent les visiteurs et donnent également aux personnes en situation vulnérable la possibilité de participer.
Un exemple est le courriers de pré-service et de service après-vente. À l'avance, les visiteurs reçoivent un rappel clair contenant des informations sur la durée, le lieu et le contenu de la représentation, des conseils d'accessibilité et un lien vers le Café de la Culture. Ensuite, un e-mail de remerciement contenant des suggestions pour des émissions similaires et un court sondage suivront.
« Cela a montré, entre autres choses, que les visiteurs bénéficiaient grandement de ce courrier d'information préalable à la réception. Et qu'ils sont contents de l'être de nouveau aimé est devenu », explique Matilde. Grâce à l'intégration dans le système de billetterie, elle n'a pas à passer d'une plateforme à l'autre et toutes les communications restent liées à la bonne présentation et aux données clients.
En outre, il y a le contribution de solidarité: pour chaque commande en ligne, les visiteurs ont la possibilité de faire un don d'un petit montant. Cet argent est utilisé pour permettre aux personnes en situation de pauvreté ou aux nouveaux arrivants de venir assister à des spectacles gratuitement, toujours en coopération avec des associations et organisations locales.
En moyenne, trois euros sont reversés. Ça marche. L'année dernière, nous avons ainsi pu offrir un ticket de solidarité à des centaines de personnes.
-- Matilde Schokkaert
--- Responsable de la billetterie chez De Grote Post
De la complexité à l'exhaustivité : la valeur ajoutée de ticketmatic
Lorsque De Grote Post est passée à ticketmatic, ses collègues l'ont immédiatement qualifiée de « bouffée d'air frais » : une commutation conviviale, claire et facile d'un guichet à l'autre. Matilde est parfaitement consciente de ce sentiment. « J’aime beaucoup la facilité d’utilisation.. C'est tellement intuitif. »
Ce qui rend ticketmatic très utile pour De Grote Post, ce sont les fonctionnalités qui rendent le travail quotidien plus facile et plus efficace :
Des bénévoles et des équipes temporaires se déplacent rapidement
L'interface conviviale de ticketmatic facilite la formation de nouvelles personnes. Il s'agit d'un facteur crucial pour De Grote Post, où travaillent du personnel de bureau permanent ainsi que des travailleurs temporaires et des bénévoles.
« En soi, cette vente, la création de cette commande, tout le monde s'en sort aussi rapidement. Tout cela est logique », déclare Matilde. Lors de festivals tels que Theater Aan Zee, elle est parfois chargée d'aider le responsable de la billetterie temporaire à démarrer. Cela se produit généralement en une heure, après quoi les nouveaux employés peuvent déjà faire beaucoup de choses de manière autonome.
Pour familiariser rapidement de nouvelles personnes avec la méthode de travail spécifique de De Grote Post, Matilde et ses collègues ont développé leurs propres manuels. Ils sont conformes à la documentation standard de ticketmatic, mais incluent les étapes et les choix internes de la maison. Il existe une version courte pour les actions les plus courantes et une version étendue avec des captures d'écran pour les tâches plus complexes telles que l'enregistrement de coupons. De cette façon, les volontaires et les travailleurs temporaires peuvent trouver eux-mêmes une solution, même s'il y a des questions moins courantes. « C'est une bonne chose qu'ils soient aussi autonomes que possible », explique Matilde.
Continuez à développer l'hospitalité
Aujourd'hui, De Grote Post réalise près de 90 % des ventes en ligne et le reste au guichet, mais une part relativement élevée dans le secteur. Le comptoir reste un choix conscient pour maintenir la relation avec les visiteurs réguliers et pour attirer facilement de nouvelles personnes.
Matilde est particulièrement fière de l'expérience fluide et conviviale que les visiteurs peuvent désormais vivre. « Si les clients n'ont aucun problème, s'ils ont simplement pu acheter un billet sans soucis et s'ils ont été bien informés... alors nous avons une bonne billetterie. »
En partie grâce à la combinaison de processus accueillants, d'une communication intelligente et d'un système de billetterie convivial, De Grote Post peut poursuivre sa mission : créer une connexion par émerveillement.
.jpg)
.jpg)
