Een bruisend huis voor cultuur in hartje Oostende
In Oostende is De Grote Post al meer dan tien jaar een vaste waarde in het culturele landschap. Het monumentale, voormalige postgebouw is vandaag een levendig cultuurhuis waar theater, muziek, comedy en residenties elkaar afwisselen. Bezoekers vinden er niet alleen voorstellingen, maar ook een laagdrempelig cultuurcafé, een open balie en initiatieven die de drempel naar cultuur verlagen.
Sinds 2021 waakt Matilde Schokkaert als ticketingverantwoordelijke over een vlotte en gastvrije beleving van dat hele publieksproces. Ze maakt deel uit van het team hospitality en combineert ticketverkoop met klantencommunicatie. “Er bruist hier van alles in huis,” vertelt ze, “dus ook op een gewone bureaudag zit ik er middenin: er zijn altijd wel artiesten of residenten aan het repeteren of een opbouw van het een of ander.” Ticketing vormt bij De Grote Post geen aparte backofficefunctie, maar een directe schakel tussen publiek, onthaal en de zaal.
.jpeg)
Ticketing als verlengstuk van hun missie
Gastvrijheid bij De Grote Post begint ruim voor de voorstelling, met communicatie en initiatieven die bezoekers informeren, betrekken en ook mensen in kwetsbare situaties de kans geven om mee te genieten.
Een voorbeeld daarvan zijn de preservice en afterservice mails. Vooraf krijgen bezoekers een duidelijke reminder met informatie over de duur, locatie en inhoud van de voorstelling, tips voor bereikbaarheid en toegankelijkheid, en een link naar het Cultuurcafé. Achteraf volgt een bedankmail met suggesties voor gelijkaardige voorstellingen en een korte enquête.
“Daaruit kwam onder andere naar voren dat bezoekers veel hebben aan dat preservice infomailtje. En dat ze blij zijn dat ze nog eens geremind werden,” zegt Matilde. Dankzij de integratie in het ticketingsysteem hoeft ze niet te schakelen tussen platformen, en blijft alle communicatie gekoppeld aan de juiste voorstelling en klantgegevens.
Daarnaast is er de solidariteitsbijdrage: bij elke online bestelling krijgen bezoekers de optie om een klein bedrag te doneren. Dat geld wordt gebruikt om mensen in armoede of nieuwkomers gratis naar voorstellingen te laten komen, altijd in samenwerking met lokale verenigingen en organisaties.
Gemiddeld wordt er drie euro geschonken. Dat tikt wel aan. We hebben vorig jaar honderden mensen een solidair ticket kunnen geven op die manier.
-- Matilde Schokkaert
--- Ticketingverantwoordelijke, De Grote Post
Van omslachtig naar overzichtelijk: de meerwaarde van ticketmatic
Toen De Grote Post overschakelde naar ticketmatic, noemden collega’s het meteen “een verademing”: gebruiksvriendelijk, helder en makkelijk schakelen tussen balies. Matilde herkent dat gevoel volledig. “Ik apprecieer het gebruiksgemak heel erg. Het is zo intuïtief.”
Wat ticketmatic voor De Grote Post extra waardevol maakt, zijn de functies die het dagelijkse werk makkelijker én efficiënter maken:
Vrijwilligers en tijdelijke teams snel op weg
De gebruiksvriendelijke interface van ticketmatic maakt het eenvoudig om nieuwe mensen op te leiden. Dat is een cruciale factor voor De Grote Post, waar zowel vaste baliemedewerkers als tijdelijke krachten en vrijwilligers meedraaien.
“Op zich, die verkoop, dat order aanmaken, daar is iedereen snel mee weg. Het is allemaal logisch,” zegt Matilde. Tijdens festivals zoals Theater Aan Zee krijgt ze soms de taak om de tijdelijke ticketingverantwoordelijke op weg te helpen. Dat gebeurt meestal in één uur, waarna nieuwe medewerkers al veel zelfstandig kunnen.
Om nieuwe mensen snel wegwijs te maken in de specifieke werkwijze van De Grote Post, ontwikkelden Matilde en haar collega’s eigen handleidingen. Die sluiten aan op de standaard ticketmatic-documentatie, maar bevatten de interne stappen en keuzes van het huis. Er is een korte versie voor de meest gebruikte handelingen en een uitgebreide versie met screenshots voor complexere taken zoals coupons registreren. Zo kunnen vrijwilligers en tijdelijke krachten ook bij minder courante vragen zelf tot een oplossing komen. “Het is gewoon goed dat ze zo veel mogelijk zelfredzaam zijn,” legt Matilde uit.
Blijven bouwen aan gastvrijheid
Vandaag haalt De Grote Post ongeveer bijna 90% van de verkoop online en de rest via de balie, toch een relatief hoog aandeel in de sector. De balie blijft een bewuste keuze om de band met vaste bezoekers te behouden en nieuwe mensen laagdrempelig binnen te halen.
Matilde is vooral trots op de soepele, klantvriendelijke ervaring die bezoekers nu hebben. “Als klanten geen strubbelingen ervaren, dat zij gewoon zorgeloos een kaartje hebben kunnen kopen en goed geïnformeerd geweest zijn… dan hebben we goeie ticketing.”
Mede dankzij een combinatie van gastvrije processen, slimme communicatie en een gebruiksvriendelijk ticketingsysteem kan De Grote Post haar missie verder waarmaken: verbinding creëren vanuit verwondering.
