Datagedreven en gebruiksvriendelijke ticketing bij Theater aan het Vrijthof

Hoe Theater aan het Vrijthof in Maastricht zijn ticketingervaring vernieuwde met ticketmatic

In het hart van Maastricht, aan het iconische Vrijthof, staat Theater aan het Vrijthof als een van de culturele boegbeelden van Nederlands Limburg. Het theater brengt jaarlijks honderden voorstellingen van toneel, musical, cabaret, dans, klassiek en concerten samen, en vormt een bruisend knooppunt voor de stad en de Euregio. Naast een uitgebreid eigen programma is het theater ook partner voor de huisfestivals Nederlandse Dansdagen en Musica Sacra Maastricht en een huis voor gezelschappen als Philzuid, Toneelgroep Maastricht en Opera Zuid. Daarnaast heeft het theater meerdere samenwerkingen met lokale en nationale partners, zoals het Conservatorium en de Toneelacademie.

Applicatiebeheerder Cindy Penders: “Het is heel mooi om in dit historische gebouw te mogen werken in hartje Maastricht. Geen dag is hetzelfde en dat spreekt me heel erg aan.” Vicky Bruijn, coördinator UITbalie, deelt dat gevoel: “Het is inderdaad een prachtige plek om te mogen werken.”

Voor het team van Theater aan het Vrijthof draait alles om samenwerking, efficiëntie en bezoekersbeleving. Om dat waar te maken is een betrouwbare en gebruiksvriendelijke ticketingomgeving onmisbaar.

De uitdaging: meer inzicht, meer gemak

Net voor de coronapandemie besloot het theater om zijn ticketingsysteem te vernieuwen. De organisatie zocht naar een oplossing die intuïtief werkte, beter aansloot bij de wensen van het publiek en meer inzicht gaf in data.

“We waren in het begin heel blij met de switch naar ticketmatic,” vertelt Cindy. “Bepaalde dingen werkten gewoon veel makkelijker en logischer.”

Vooral de eenvoud van het systeem maakte het verschil. Waar processen vroeger omslachtig waren, bood ticketmatic een duidelijk, simpel en efficiënt systeem dat ook voor de bezoeker natuurlijk aanvoelde.

De gebruiksvriendelijkheid maakt het verschil. De bezoeker kan in ticketmatic heel eenvoudig en snel tickets boeken en afrekenen. De koopflow werkt intuïtief en soepel.-- Vicky Bruijn
--- Coördinator UITbalie

Online Marketeer/Data-Analist George van Montfort vult aan: “Daarnaast halen we uit ticketmatic ook eenvoudig de basisgegevens voor data-analyse.”

Ook kortingen en actiecodes zijn nu makkelijker te beheren. Cindy herinnert zich: “Dat ging voorheen totaal niet. Dan moesten bezoekers bellen en een codewoord doorgeven. Die aanpak is niet meer van deze tijd.”

Het verschil in de praktijk

De keuze voor ticketmatic bracht voor Theater aan het Vrijthof een duidelijke sprong vooruit op vlak van efficiëntie, inzicht en betrouwbaarheid. Het systeem bleek intuïtief in gebruik, helder opgebouwd en stabiel in de werking.

Drie elementen maakten voor het team het verschil:

Cindy vat het kernachtig samen: “Het systeem werkt, het is overzichtelijk en praktisch. De basis is gewoon oké.” Die stabiliteit geeft vertrouwen, zowel intern als richting de bezoekers. “Er staat gewoon een goed product bij ticketmatic.”

Ook de overgang werd als positief ervaren. “We hebben bij het opzetten heel fijn en constructief contact gehad met ticketmatic,” vertelt ze. “Dat was heel prettig.”

Data die richting geeft

Met ticketmatic beschikt Theater aan het Vrijthof over een krachtig instrument om zijn publiek beter te begrijpen. Data speelt een grote rol in doelgroepsegmentaties en het bepalen van de marketingstrategie.

George legt uit: “We gebruiken vooral de filters, de selectietools en het dashboard. We kijken naar de bezetting van de voorstellingen, wat gezelschappen in het verleden hebben gedaan en wat we in de toekomst kunnen verwachten.” Op basis van die inzichten bepaalt het team de benodigde marketinginspanningen. Dat resulteert in een efficiënte verdeling van tijd en budget.

Bij grote producties, zoals musicals of populaire voorstellingen, zet het theater breed in met campagnes via verschillende kanalen. Voor kleinschalige producties volstaan gerichte marketingacties. Dankzij de data uit ticketmatic kunnen die keuzes onderbouwd worden met cijfers in plaats van intuïtie. “Je gebruikt de filters en selectietools om potentiële bezoekers te onderzoeken,” zegt George. “Je kijkt naar postcodegebied, leeftijd, gender — de basis demografische gegevens. Zo starten we met een gerichte analyse en segmentatie.”

Een verbonden ecosysteem

Ticketmatic is onderdeel van een goed afgestemd digitaal ecosysteem. Het systeem omvat  Yesplan, ticketmatic, de website, de Mijn Omgeving van het theater en Firebase, waardoor de informatie tussen verschillende afdelingen moeiteloos gedeeld kan worden. 

“De systemen zijn aan elkaar gekoppeld met een hub en de voorstellingsdata wordt uitgewisseld tussen Yesplan, ticketmatic en de website. Als er een nieuwe voorstelling gepland is, wordt deze vanuit Yesplan doorgelinkt naar ticketmatic en de website. Vervolgens vult de backoffice alle benodigde informatie aan, zoals het zaalplan, de capaciteit, de prijzen en eventuele kortingscodes. De marketingafdeling plaatst alle voorstellingsinformatie in het CMS van de website en daarna wordt de voorstelling online gezet,” legt Vicky uit. “Ook eventuele wijzigingen in een voorstelling (denk aan prijs, titel, tijd, etc.) komen automatisch door in ticketmatic en op de website. Dit scheelt enorm veel tijd en is een stuk minder foutgevoelig dan voorheen.

Het theater blijft intussen verder bouwen aan zijn digitale toekomst, met aandacht voor onder andere digitale toegankelijkheid, CRM-integratie en automatisering, altijd met het doel om bezoekers nog beter te kunnen bedienen en publieksdata nog beter te kunnen inzetten.

Toekomst met vertrouwen

Voor Theater aan het Vrijthof draait ticketing in de eerste plaats om de bezoekers en hun beleving. Het theater zet sterk in op inclusiviteit, toegankelijkheid en verbinding met alle doelgroepen. “We willen een theater zijn voor iedereen,” aldus George.

Het team werkt samen met organisaties zoals Quiet Community, een organisatie die mensen in armoede ondersteunt en Stichting Vier het Leven dat culturele activiteiten voor ouderen organiseert. Daarnaast biedt het theater kortingen voor jongeren en studenten. Daarmee wil het theater zijn maatschappelijke rol blijven vervullen: cultuur toegankelijk maken voor zoveel mogelijk mensen.

Theater aan het Vrijthof kijkt met vertrouwen vooruit. Met ticketmatic als betrouwbare partner bouwt het verder aan innovatie, digitale vernieuwing en publieksverbinding. Zoals George besluit: “Ticketmatic is al jaren een hele stabiele partner op gebied van ticketing. Dat is heel fijn.”

‍