%20Jokko.jpeg)
Een warme plek met groot bereik
De Roma in Borgerhout, Antwerpen, is veel meer dan een concertzaal. Het is een sociaal project, een bruisende ontmoetingsplek én een icoon van culturele beleving. Met meer dan 500 actieve vrijwilligers en zo’n 250.000 bezoekers per jaar is het een indrukwekkend voorbeeld van wat gemeenschapszin, cultuur en professionaliteit samen kunnen verwezenlijken.
De Roma is enerzijds een concertzaal, maar anderzijds is het een thuis voor 500 vrijwilligers, die er echt hun dagvulling en verbinding met elkaar vinden. Je maakt echt sociale impact, en dat maakt voor mij hier het verschil.
--Jonathan Cooman
---verantwoordelijk voor klanten- en databeheer
De vrijwilligers vormen niet alleen het hart van de dagelijkse werking, ze maken ook deel uit van het DNA van het huis. Sofie Vrancken, verantwoordelijk voor ticketing en klantendienst bij De Roma, licht toe: “Toen de zaal nog een ruïne was, kwam er een open oproep in de buurt om die te komen helpen renoveren. Dat waren de eerste vrijwilligers van De Roma en we hebben eigenlijk nog een heel deel van die mensen die nog altijd meedraaien.”
Naast het culturele programma zijn er rondleidingen, schoolfilms en evenementen met een uitgesproken maatschappelijke insteek. “We hebben evenementen rond thema’s zoals culturele achtergrond, kansarmoede,… Dat doen we 1 à 2 keer per maand, aan 5 euro, en die hoeven niet per se rendabel te zijn. Wat we uit concerten halen, investeren we terug in die evenementen.”
Van brief naar klik
De digitalisering van het ticketproces begon in 2014. “Wij stuurden al onze tickets nog op,” lacht Sofie. “We deden veel dingen op ambachtelijke wijze. Alle tickets werden opgestuurd per post of klaargelegd aan de inkombalie, terwijl andere zalen de digitale overstap al wel hadden doorgemaakt. We deden het met de middelen die we hadden, maar de overstap naar ticketmatic bracht ons wel mee in een stroming die onze balans tussen efficiëntie en toegankelijkheid beter reguleerde.”
Die verandering bracht niet alleen efficiëntie, maar ook ruimte om professioneler en klantgerichter te gaan werken. Vandaag is het systeem veel meer dan een verkoopsinstrument. “Het is bij ons het centrum,” zegt Jonathan. “Da’s echt ons CRM. Daar zitten alle klantgegevens in.”
Wat het verschil maakt
Sofie en Jonathan werken dagelijks met het ticketingsysteem en weten precies wat er voor hen het verschil maakt. Dit zijn volgens hen de grootste troeven:
Daarnaast blijkt het systeem niet alleen geschikt voor wie er dagelijks mee werkt, maar ook voor collega’s die regelmatig inspringen aan de balie of via de ticketlijn. “Ik vind het eenvoudig om aan collega’s aan te leren,” vertelt Sofie. “Iedereen helpt mee aan de ticketlijn.” Die laagdrempeligheid is essentieel in een huis waar vrijwilligers voortdurend ingezet worden.
Flexibiliteit, ook buiten het scherm
De Roma combineert digitale efficiëntie met persoonlijke service. Ook analoge verkoop blijft een bewuste keuze. Het systeem ondersteunt vlot verkoop via ticketlijn en balie – essentieel voor een deel van het publiek. “Dat gaat echt over een principe: je moet die mensen kunnen blijven bedienen. Digitale inclusie is zeer belangrijk voor ons, dat is de reden waarom we ook een fysieke ticketbalie blijven behouden,” zegt Jonathan. “Om die mensen te helpen die niet zo digitaal handig zijn. Af en toe krijgen we zelfs nog een brief met de vraag om een ticket. En dan bellen we die gewoon op.”
Ongeveer 6% van de verkoop loopt via telefoon of loket. “Dat is niet weinig,” zegt Sofie. “Voor sommige bezoekers is dat gewoon nodig. En dat vangen we zelf op, samen met vrijwilligers.”
De flexibiliteit van het platform is ook intern een troef. “Als er boekers komen met speciale verzoeken van bundels en acties, dan komt dat bij mij terecht,” vertelt Sofie. “Het leuke is dat ik daar dan zelf mee aan de slag kan.”
Ook op vlak van gebruik en inrichting sluit het platform goed aan bij hoe De Roma denkt en werkt.
Soms is een constructie heel tof en interessant, maar niet toegankelijk genoeg. Dan moet je dat laten varen. De eenvoud en daarmee de toegankelijkheid is onze prioriteit.
--Sofie Vrancken
---Verantwoordelijk voor ticketing en klantendienst
Blik vooruit
De Roma wil groeien – niet in aantallen, maar in impact. “Wij willen groeien, maar dat gaat nooit over harde targets. Niet puur meer tickets verkopen. Het gaat over meer diversiteit in huis halen,” zegt Jonathan.
Nieuwe projecten, zoals het jongerenprogramma en het podium in restaurant Amor, bouwen voort op die visie. Tegelijk is er een duidelijke ambitie om de kracht van data beter te benutten. “Segmentatie is heel boeiend,” zegt Jonathan. “Dat je kunt zeggen: toon mij klanten die naar jazz komen en die 9+ tickets hebben gekocht. Dat zijn dingen waar we meer mee willen doen.”
Ticketmatic wordt daarbij gezien als een structurele partner, niet als leverancier. “Wat ik heel cool vind aan ticketmatic tout court is: da’s een van de weinige Belgische ticketing software die we nog hebben,” zegt Jonathan. “En als er iets scheelt, weten we dat we snel iemand aan de lijn krijgen.”
Conclusie
De samenwerking tussen De Roma en ticketmatic is stevig verankerd. Al sinds 2014 ondersteunt ticketmatic hen met een gebruiksvriendelijke, efficiënte ticketingoplossing — zowel digitaal als aan het loket. Zo helpt het platform De Roma om hun werking professioneel en vlot te organiseren, in lijn met hun bredere missie als sociaal en toegankelijk cultuurhuis.
.jpg)
.jpg)
