La billetterie intégrée comme moteur d’un fonctionnement pluriel chez VIERNULVIER

Un centre artistique ancré dans son histoire et tourné vers l’avenir

VIERNULVIER, le centre artistique installé dans le bâtiment historique De Vooruit à Gand, est depuis des décennies une référence du paysage culturel. Depuis la réouverture du lieu dans les années quatre-vingt, il s’est imposé comme un espace où se croisent disciplines artistiques, collaborations et nouveaux formats. Aujourd’hui, le site s’étend sur plus de vingt mille mètres carrés et une équipe de 92 personnes y fait vivre une organisation où création artistique, production, horeca et relation avec les publics se nourrissent mutuellement.

Alors que d’importantes rénovations viennent restaurer le caractère historique du bâtiment tout en améliorant le confort des visiteurs, VIERNULVIER continue également de consolider ses fondations numériques. À cette échelle, les outils digitaux ne sont pas une couche supplémentaire, mais un véritable pivot qui simplifie les processus et fluidifie le travail quotidien.

Stratège digital chez VIERNULVIER, Karel Lievens construit avec les équipes marketing, production, horeca et IT un écosystème numérique pensé pour soutenir et simplifier la réalité du lieu. Dans cet article, il explique comment la billetterie s’est progressivement imposée comme une pièce centrale de cet ensemble.

Les cinq piliers de la billetterie chez VIERNULVIER

Au fil des années, une vision claire de la billetterie s’est construite au sein de VIERNULVIER, autour de cinq principes clés :‍

1. Laisser de la place aux formules propres
   La billetterie doit être suffisamment flexible pour soutenir des modèles tarifaires adaptés à la réalité du lieu, comme le Pay What You Can ou les ventes par phases dans le cadre du nightlife.
   ‍
2. Faire dialoguer les systèmes
   La billetterie ne vit pas isolée : elle s’inscrit dans un ensemble plus large où planning, communication et outils internes doivent pouvoir échanger leurs données facilement.
   ‍
3. Garantir la stabilité lors des pics de demande
   Les grandes mises en vente exigent une plateforme capable de rester fiable, même lorsque des milliers de visiteurs tentent d’acheter des billets en même temps.
   ‍
4. Rester simple pour les équipes comme pour le public
   La billetterie doit soutenir le travail quotidien des collaborateurs tout en offrant une expérience d’achat fluide aux visiteurs.
   ‍
5. Collaborer avec un partenaire proche et impliqué
   Un partenaire billetterie doit être accessible et comprendre la réalité d’un lieu culturel.

Ces principes constituent la base de leur collaboration de longue date avec ticketmatic (depuis 2011).

Une billetterie au service d’un programme polyvalent

Avec un programme très diversifié, VIERNULVIER s’adresse à des publics variés. Leur relation avec les publics et leurs stratégies de vente doivent donc s’adapter en permanence à des besoins et comportements d’achat différents. Cela se traduit par des formules et des modèles tarifaires spécifiques.

L’organisation travaille par exemple avec le Pay What You Can, permettant aux visiteurs de choisir leur niveau de prix. Avec le partenaire Democrazy, des ventes en « waves » sont également mises en place pour certains événements nightlife, offrant des tarifs plus avantageux aux premiers acheteurs. Cette fonctionnalité a été développée via ticketmatic Studio, l’équipe qui réalise des développements sur mesure au sein de l’écosystème ticketmatic. Découvrez ici la case Studio consacrée aux ventes en waves.

« Le secteur culturel est presque impossible quand on parle de billetterie », sourit Karel. « Chacun a des exigences très spécifiques. On pense que c’est simple, mais en pratique ça devient vite complexe. »

Pour VIERNULVIER, l’enjeu est de pouvoir organiser leurs flux de vente et leurs offres de manière flexible, sans rendre la gestion plus lourde.

Des intégrations qui facilitent le quotidien

Chez VIERNULVIER, la billetterie s’inscrit dans un environnement numérique plus large. Un site interne développé par Karel rassemble des informations issues de différents systèmes afin de donner aux équipes une vue plus rapide sur la planification, les ventes et les flux de publics. Les données de billetterie y jouent un rôle clé en offrant une vision claire de l’évolution des événements.

Des intégrations spécifiques ont également été mises en place via ticketmatic Studio pour simplifier le travail des équipes. Par exemple, la synchronisation automatique des inscriptions à la newsletter avec l’organisation partenaire Democrazy. Là où les listes de contacts devaient auparavant être partagées manuellement, tout est désormais automatisé.

« C’est évidemment très pratique », explique Karel. « Avant, quelqu’un devait sans cesse demander des listes, les envoyer par e-mail et les importer. Aujourd’hui, tout est automatisé. »

L’intégration du tarif solidaire UiTPAS apporte elle aussi un gain d’efficacité significatif. Karel précise : « Cela représente facilement 100 heures gagnées par an. »

Quand la demande explose

Chez VIERNULVIER, certains moments de mise en vente peuvent être particulièrement intenses. Cela s’est illustré lors d’une try-out de Pommelien Thijs dans la salle de concert de De Vooruit : l’événement s’est vendu en dix minutes, tandis que douze mille visiteurs faisaient la file en ligne simultanément.

Et ticketmatic n’a pas bronché. Même avec douze mille personnes, tout est resté fluide, ça a roulé tout seul.
-- Karel Lievens

Pour VIERNULVIER, cette fiabilité est essentielle. Les équipes doivent pouvoir compter sur un système qui tient le choc lorsque la pression monte, tout en restant simple à utiliser au quotidien.

« Les personnes qui travaillent avec ticketmatic en sont toujours satisfaites », ajoute Karel. « Des collègues qui râlent contre leur logiciel, c’est la dernière chose qu’on souhaite. »

Proximité et confiance comme base de la collaboration

Pour VIERNULVIER, une bonne collaboration avec un fournisseur va bien au-delà de la technologie. La proximité et la confiance jouent un rôle central dans leur vision des partenariats. « C’est important de pouvoir décrocher son téléphone et appeler quelqu’un », explique Karel. « D’avoir parfois quelqu’un sur place, de pouvoir discuter tranquillement. » Cette manière de travailler permet de développer des solutions en phase avec la réalité du lieu et de laisser émerger de nouvelles idées.

‍

Une collaboration en constante évolution

Formules propres, workflows intégrés, stabilité lors des pics de demande, simplicité d’usage pour les équipes et collaboration fondée sur la proximité et la confiance : autant d’éléments qui structurent aujourd’hui la manière dont VIERNULVIER utilise la billetterie. Avec ticketmatic Studio, cette approche prend récemment une nouvelle dimension, en permettant des développements ciblés répondant à des besoins spécifiques sans compromettre la stabilité de l’environnement SaaS.

Comme le résume Karel :

Si l’on parvient à préserver la cohérence et la simplicité d’utilisation tout en innovant suffisamment pour répondre aux besoins spécifiques des lieux, alors on est sur la bonne voie.
-- Karel Lievens

‍