Geïntegreerde ticketing als motor van een veelzijdige werking bij VIERNULVIER

Een kunstencentrum met geschiedenis en een blik vooruit

VIERNULVIER, het kunstencentrum dat thuis is in De Vooruit in Gent, is al decennialang een vaste waarde binnen het culturele landschap. Sinds de heropening van het gebouw in de jaren tachtig groeide het uit tot een veelzijdige plek waar verschillende artistieke disciplines en samenwerkingen elkaar kruisen. Vandaag beslaat de site meer dan twintigduizend vierkante meter en zet een team van 92 mensen zich in voor een organisatie waar artistieke creatie, productie, horeca en publiekswerking elkaar versterken.

Terwijl VIERNULVIER ingrijpende renovaties afrondt die het historische karakter herstellen en tegelijk het comfort voor bezoekers verbeteren, blijft de organisatie ook bouwen aan haar digitale fundamenten. De schaal van het huis en het grote aantal collega’s maken dat digitale tools een centrale rol spelen in het dagelijkse werk. Niet als extra laag, maar als een centrale schakel die processen stroomlijnt en de dagelijkse werking efficiënter laat verlopen.

Digitaal strateeg Karel Lievens timmert samen met marketing, productie, horeca en IT voortdurend aan een digitaal ecosysteem dat de werking van VIERNULVIER ondersteunt en vereenvoudigt. In dit artikel vertelt hij hoe ticketing daarin uitgroeide tot een centrale schakel.

De vijf pijlers van ticketing bij VIERNULVIER

Doorheen de jaren groeide een duidelijke visie op ticketing binnen VIERNULVIER. Die steunt op vijf pijlers:

1. Geef ruimte aan eigen formules
   Ticketing moet flexibel genoeg zijn om prijsmodellen te ondersteunen die passen bij de eigen werking, zoals Pay What You Can en gefaseerde verkoop binnen nightlife.
   ‍
2. Laat systemen samenwerken
   Ticketing staat niet los van planning, communicatie of interne tools, maar maakt deel uit van een groter geheel waarin data vlot moet doorstromen.
   ‍
3. Zorg voor stabiliteit wanneer het druk wordt
   Grote verkoopmomenten vragen om een systeem dat betrouwbaar blijft werken, ook wanneer duizenden bezoekers tegelijk tickets proberen te kopen.
   ‍
4. Hou het gebruiksvriendelijk voor teams en publiek
   Ticketing moet medewerkers ondersteunen in hun dagelijkse werk en bezoekers een eenvoudig aankoopproces bieden.
   ‍
5. Werk samen met een partner die nabij en betrokken is
   De ticketingpartner moet bereikbaar zijn en meedenken met de realiteit van een cultuurhuis.

Die principes vormen de basis van hun langdurige samenwerking met ticketmatic (sinds 2011!).

Ticketing binnen een veelzijdig programma en eigen formules

Met een zeer veelzijdig programma spreekt VIERNULVIER uiteenlopende publieken aan. Hun publiekswerking en verkoop moeten zich daarom voortdurend kunnen afstemmen op verschillende noden en koopgedrag. Dat vertaalt zich in eigen formules en prijsmodellen.

De organisatie werkt bijvoorbeeld met Pay What You Can, waarbij bezoekers zelf hun prijsniveau kiezen. Daarnaast wordt met partner Democrazy binnen nightlife gewerkt met verkoop in waves, waarbij vroege kopers voordeligere tickets krijgen dan latere bezoekers. Die oplossing werd gebouwd door ticketmatic Studio, het team dat ontwikkeling op maat van de werking van specifieke organisaties realiseert binnen ticketmatic.

“De cultuursector is een onmogelijke sector op vlak van ticketing hé,” zegt Karel lachend. “Iedereen heeft heel specifieke eisen. Je denkt dat het simpel is, maar in de praktijk wordt het toch snel complex.”

Voor VIERNULVIER draait het erom dat ze hun verkoopsflows en extra’s flexibel kunnen inrichten, zonder dat het beheer ervan complex wordt.

Integraties die de dagelijkse werking vooruithelpen

Binnen VIERNULVIER wordt ticketing ingebed in een bredere digitale omgeving. Een interne website, door Karel ontwikkeld, brengt informatie uit verschillende systemen samen zodat teams sneller inzicht krijgen in planning, verkoop en publieksstromen. Ticketingdata speelt daarin een belangrijke rol omdat ze zicht geeft op hoe evenementen evolueren.

Via ticketmatic Studio werden ook specifieke integraties gerealiseerd die het werk vereenvoudigen. Zo werd een automatische synchronisatie van nieuwsbriefopt-ins opgezet met partnerorganisatie Democrazy. Waar vroeger lijsten manueel gedeeld moesten worden, verloopt dat nu automatisch.

“Zoiets is natuurlijk zeer praktisch,” vertelt Karel. “Vroeger moest iemand telkens opnieuw lijsten vragen, doormailen en uploaden. Dat is nu geautomatiseerd.”

Ook de integratie rond het UiTPAS kansentarief zorgt voor een duidelijke efficiëntiewinst in de werking. Karel: “Dat is gemakkelijk 100 uur per jaar uitgespaard.”

Wanneer de vraag piekt

Bij VIERNULVIER kunnen verkoopmomenten bijzonder intens zijn. Dat werd duidelijk bij een try-out van Pommelien Thijs in de Concertzaal van De Vooruit. Binnen tien minuten was het evenement uitverkocht terwijl twaalfduizend bezoekers tegelijk in de wachtrij stonden.

En ticketmatic gaf geen krimp. Zelfs met twaalfduizend bezoekers in de wachtrij bleef alles vlot draaien, het ging vanzelf.
-- Karel Lievens
--- Digitaal strateeg, VIERNULVIER

Voor VIERNULVIER is die betrouwbaarheid cruciaal. Teams moeten kunnen vertrouwen op een systeem dat blijft werken wanneer de druk hoog ligt en medewerkers moeten er vlot mee kunnen werken.

“Mensen die met ticketmatic werken zijn er altijd content over,” zegt Karel. “Collega’s die zitten vloeken op de software, dat is het laatste wat je wil.”

Nabijheid en vertrouwen als fundament van de samenwerking

Voor VIERNULVIER gaat een goede samenwerking met een leverancier verder dan technologie alleen. Nabijheid en vertrouwen spelen een grote rol in hoe ze naar partners kijken. “Het is belangrijk dat je de telefoon kan pakken en dat je kunt bellen,” vertelt Karel. “Dat je eens iemand over de vloer hebt en dat je er een babbeltje mee hebt.” Die manier van samenwerken zorgt ervoor dat oplossingen ontstaan die aansluiten bij de realiteit van het huis en dat nieuwe ideeën ruimte krijgen om te groeien.

Een samenwerking die blijft evolueren

Eigen formules, geïntegreerde workflows, stabiliteit op drukke momenten, gebruiksvriendelijkheid voor teams en een samenwerking gebaseerd op nabijheid en vertrouwen vormen samen de basis van hoe VIERNULVIER ticketing vandaag inzet binnen hun werking. Met ticketmatic Studio krijgt die aanpak recent nog een extra dimensie, door gerichte ontwikkelingen mogelijk te maken die aansluiten bij specifieke noden zonder de stabiliteit van de SaaS omgeving te verliezen.

Zoals Karel het zelf verwoordt:

Als je consistentie en usability kunt bewaken en tegelijk innovatief genoeg bent om de speciale noden van zalen op te vangen, dan ben je goed bezig.
-- Karel Lievens
--- Digitaal strateeg, VIERNULVIER

‍