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Organisation
Nichée dans un ancien cinéma Art déco de 1928 minutieusement restauré, au cœur de Borgerhout — l’un des quartiers les plus vivants d’Anvers sur le plan culturel —, De Roma est l’une de ces salles qui font oublier qu’on est simplement venu voir un spectacle. Ses plafonds dorés et sa façade ornée ont traversé près d’un siècle d’histoire. Aujourd’hui, la salle accueille plus de 250 000 visiteurs par an, avec une programmation qui mêle musique, théâtre, cinéma et activités communautaires.
De Roma est bien plus qu’une salle de concert. L’accessibilité, la diversité et l’ancrage local sont au cœur de son identité — et cette ambition à la fois artistique et citoyenne s’accompagne d’une gestion administrative d’une complexité à la hauteur.
Contexte
Depuis le 1er janvier 2026, les entreprises belges assujetties à la TVA sont tenues d’échanger leurs factures B2B sous forme électronique structurée, via le réseau Peppol. Cette infrastructure paneuropéenne, déjà obligatoire pour la facturation au secteur public, étend désormais son champ d’application aux transactions entre entreprises privées.
Pour les organisations culturelles comme De Roma, cette évolution n’avait rien d’abstrait : billetterie, comptabilité et facturation devaient désormais fonctionner de concert. La Belgique n’est d’ailleurs pas seule dans cette dynamique : les Pays-Bas et la France préparent chacun leur propre cadre réglementaire, et d’autres pays européens devraient suivre.
Défi
Avant l’entrée en vigueur de Peppol, le processus de facturation de De Roma comportait une lacune centrale : les commandes professionnelles étaient gérées dans ticketmatic, tandis que la comptabilité tournait sous Exact Online. Les deux systèmes ne communiquaient pas entre eux.
Chaque commande professionnelle devait donc être ressaisie manuellement dans Exact pour générer une facture légalement valable. Un travail fastidieux, source d’erreurs, et de plus en plus difficile à tenir dans le cadre des nouvelles exigences Peppol.
Ce fonctionnement entraînait trois types de difficultés :
- Une double saisie systématique pour chaque commande professionnelle
- Un risque élevé d’erreurs dans les données clients et de facturation
- Une charge administrative croissante pour une équipe financière réduite
L’exemple des écoles est parlant : lorsqu’elles réservent des séances de cinéma en groupe et souhaitent tout regrouper sur une seule facture, chaque ligne devait être saisie à la main. « Vous imaginez le travail que cela représentait », souligne Jonathan Cooman, responsable de la gestion des clients et des données chez De Roma.
Solution
De Roma a soumis le problème à son responsable de compte chez ticketmatic, qui a rapidement impliqué ticketmatic Studio — la branche développement sur mesure de la plateforme — pour analyser la situation et formuler une proposition.
Ticketmatic Studio a conçu une intégration spécifique entre ticketmatic et Exact Online, entièrement calibrée sur les flux de commandes internes et la configuration comptable de De Roma. Au cœur du dispositif : un canal de transmission Peppol dédié dans ticketmatic. Dès qu’une commande professionnelle transite par ce canal, elle est automatiquement transformée en facture dans Exact Online. Les catégories tarifaires de ticketmatic sont reliées aux produits correspondants dans Exact, et les nouveaux contacts de facturation sont automatiquement enregistrés comme clients s’ils n’existent pas encore dans le système.
L’intégration assure également une synchronisation en continu entre les deux plateformes. Lorsque le statut d’une facture change dans Exact Online — payée, en retard, annulée — le statut de la commande correspondante dans ticketmatic est mis à jour automatiquement. L’authentification entre les deux environnements s’effectue via une connexion sécurisée, et un journal de bord intégré permet à l’équipe de repérer facilement d’éventuelles anomalies : correspondances manquantes entre produits, échecs de facturation, et autres incidents.
Le résultat : un flux de facturation entièrement automatisé, sans double saisie ni étape manuelle, qui s’inscrit naturellement dans la manière dont De Roma gère sa billetterie professionnelle et sa comptabilité.
Mise en œuvre
Après avoir exprimé ses besoins Peppol auprès de son responsable de compte ticketmatic, l’équipe Studio a été rapidement impliquée. Une fois le feu vert donné par l’organisation, la solution sur mesure a été développée et livrée pour tests en l’espace de quelques semaines.
Tout au long du projet, ticketmatic a travaillé en étroite collaboration avec Jonathan afin de s’assurer que la solution s’intègre parfaitement aux processus existants de De Roma en matière de billetterie, de gestion des clients et de facturation.
Après le lancement, ticketmatic Studio assure la maintenance continue et les mises à jour de sécurité. Pour le support au quotidien, De Roma continue de s’appuyer sur les canaux habituels du service client.
Résultats
Depuis la mise en production, l’ensemble du flux de facturation Peppol chez De Roma fonctionne sans intervention manuelle. Les commandes professionnelles sont facturées correctement, les nouveaux clients vérifiés et créés si nécessaire, et les paiements synchronisés en temps réel entre ticketmatic et Exact — le tout dans un processus conçu sur mesure pour la manière dont De Roma travaille.
Les résultats concrets :
- Conformité totale avec la législation Peppol belge
- Suppression complète de la double saisie
- Réduction du risque d’erreurs dans les données clients et de facturation
- Un suivi des factures plus clair et plus fiable
Jonathan revient sur ce que cette solution a changé dans leur quotidien :
- Sur le fond du projet :
« Depuis Peppol, nous devions saisir les factures ligne par ligne. Vous imaginez le travail que ça représentait, notamment pour les écoles qui voulaient regrouper toutes leurs séances de cinéma sur une seule facture. En automatisant, on n’a pas seulement gagné en efficacité — on a aussi éliminé la marge d’erreur. » - Sur la mise en place :
« J’ai pu expliquer comment je voyais les choses fonctionner entre Exact et ticketmatic. L’équipe Studio a traduit ça avec une précision remarquable, en cherchant activement des solutions avec nous. Après quelques commandes tests, c’était lancé. Depuis, notre facturation tourne sans accroc. » - Sur le temps gagné :
« En comptant un quart d’heure de travail manuel par facture de billetterie traitée, l’automatisation nous fait gagner facilement une journée de travail par mois. » - Sur la collaboration :
« Ça s’est passé de façon particulièrement fluide, c’était agréable de travailler ensemble. Et nous sommes arrivés assez vite à un résultat de qualité, donc je ne peux en parler qu’en bien. »
FAQ
Que se passe-t-il si un client professionnel n’est pas encore dans le système comptable ?
L’intégration vérifie automatiquement si le client existe déjà dans Exact Online. Dans le cas contraire, il est créé à partir des données disponibles dans ticketmatic — avant même que la facture soit générée.
Les paiements sont-ils suivis automatiquement ?
Oui. Dès qu’une facture est marquée comme payée dans Exact Online, le statut de paiement est automatiquement mis à jour dans ticketmatic.
Cette solution est-elle disponible en standard ?
Non. Elle a été développée spécifiquement pour les processus et les systèmes de De Roma. Chaque intégration sur mesure est conçue en fonction de la configuration propre à chaque organisation.
Quelles étapes administratives sont automatisées ?
La saisie manuelle des commandes professionnelles dans le logiciel de comptabilité est intégralement supprimée. Les factures sont générées et suivies automatiquement depuis ticketmatic.
Un besoin d’automatisation autour de la facturation Peppol ?
Ticketmatic Studio développe des solutions sur mesure au sein de la plateforme ticketmatic, adaptées aux processus, aux systèmes et aux objectifs stratégiques des organisations culturelles. Chaque projet prend pour point de départ les processus existants et la stack technique de l’organisation.
N'hésitez pas à nous contacter. Nous nous ferons un plaisir d'étudier avec vous une approche adaptée à votre organisation.
