%20Jokko.jpeg)
Organisatie
De Roma is een iconisch cultuurhuis en concertzaal in Borgerhout (Antwerpen), gevestigd in een prachtig gerestaureerde Art-Deco-bioscoop uit 1928. Met een breed programma van muziek, theater, film en maatschappelijke activiteiten bereikt De Roma jaarlijks meer dan 250.000 bezoekers.
De organisatie combineert een sterke artistieke reputatie met een uitgesproken maatschappelijke rol, waarbij toegankelijkheid, diversiteit en lokale verankering centraal staan.
Context
Sinds 1 januari 2026 zijn Belgische btw-plichtige ondernemingen verplicht om voor B2B-transacties gestructureerde elektronische facturen uit te wisselen via het Peppol-netwerk. Voor facturatie aan overheden (B2G) geldt deze verplichting al langer.
Voor culturele organisaties betekent dit dat ticketing-, boekhoud- en facturatieprocessen nauw op elkaar moeten aansluiten om conform de regelgeving te blijven werken.
Hoewel deze case zich in België situeert, maakt ze deel uit van een bredere Europese evolutie richting verplichte e-facturatie. Onder invloed van Europese regelgeving bereiden ook Nederland en Frankrijk verdere verplichtingen voor, elk volgens hun eigen aanpak en timing.
Uitdaging
Door de invoering van Peppol-facturatie moest De Roma haar zakelijke ticketverkoop conform de geldende regelgeving organiseren.
In de voorafgaande situatie verliep de facturatie van zakelijke bestellingen via ticketmatic en Exact Online zonder automatische koppeling tussen beide systemen. Bestellingen uit ticketmatic moesten handmatig worden ingevoerd in Exact om er een rechtsgeldige e-factuur van te maken.
Dit leidde tot:
- Tijdrovend dubbel werk
- Een verhoogd risico op invoerfouten
- Extra administratieve druk op het financiële team
Die manier van werken maakte het moeilijk om het facturatieproces efficiënt en betrouwbaar te organiseren.
Oplossing
Om het manuele facturatieproces te elimineren, ontwikkelde ticketmatic Studio voor De Roma een integratie op maat tussen ticketmatic en Exact Online, opgebouwd rond hun interne verkoopflow en boekhoudconfiguratie. Binnen ticketmatic werd een specifiek Peppol-leverscenario toegevoegd: zakelijke ticketorders die via dit scenario verlopen, worden automatisch vertaald naar facturen in Exact Online. Prijstypes uit ticketmatic worden daarbij gekoppeld aan producten in Exact, terwijl nieuwe facturatiecontacten automatisch als debiteur worden aangemaakt wanneer ze nog niet bestaan.
De oplossing zorgt bovendien voor een continue synchronisatie tussen beide systemen. Zodra een factuurstatus wijzigt in Exact Online, wordt ook de bijhorende orderstatus in ticketmatic automatisch bijgewerkt. Authenticatie tussen beide omgevingen gebeurt via een beveiligde koppeling, terwijl een loggingomgeving het team inzicht geeft in eventuele fouten, zoals ontbrekende productkoppelingen of mislukte facturaties.
Daardoor verloopt de volledige facturatieflow vandaag zonder dubbele invoer of manuele tussenstappen en sluit ze nauw aan op de manier waarop De Roma hun zakelijke ticketverkoop en boekhouding organiseerde.
Implementatie
De Roma signaleerde haar nood rond Peppol-facturatie bij de eigen ticketmatic accountmanager, die het Studio-team betrok voor een analyse en een concreet voorstel. Na een snelle goedkeuring door de organisatie werd de maatwerkoplossing binnen enkele weken ontwikkeld en opgeleverd voor testing.
Tijdens de implementatie werkte ticketmatic nauw samen met Jonathan Cooman, verantwoordelijk voor klanten- en databeheer, om ervoor te zorgen dat de oplossing optimaal aansloot op de bestaande processen rond ticketing, klantbeheer en facturatie.
Na oplevering voorziet ticketmatic Studio doorlopend onderhoud en security-updates. Voor ondersteuning blijft De Roma gebruikmaken van de vertrouwde supportkanalen via Customer Success.
Resultaat
Sinds de ingebruikname van de maatwerkoplossing verloopt de Peppol-facturatie bij De Roma volledig geautomatiseerd.
Zakelijke ticketorders worden correct gefactureerd, debiteuren automatisch gecontroleerd en aangemaakt waar nodig, en betalingen worden automatisch gesynchroniseerd tussen ticketmatic en Exact, binnen een workflow die is afgestemd op hun manier van werken.
Concreet betekent dit:
- Volledige conformiteit met de Peppol-wetgeving
- Eliminatie van dubbele invoer
- Minder risico op fouten in klant- en factuurgegevens
- Een overzichtelijker en betrouwbaarder opvolgingsproces
Jonathan licht toe hoe de oplossing hun werking heeft veranderd:
- Over de inhoud van het project:
"Sinds Peppol moesten we facturen regel per regel ingeven. Je kunt je voorstellen hoeveel manueel werk dat opleverde bij bijvoorbeeld scholen die al hun filmbezoeken op één factuur wilden. Door te automatiseren werken we niet alleen efficiënter, maar hebben we de foutenmarge ook weggekregen."
- Over opzet en implementatie:
"Ik heb zelf kunnen aangeven hoe ik het best zag werken tussen Exact en ticketmatic. Het Studio-team heeft dat ongelooflijk nauwkeurig uitgewerkt, ook actief meegezocht naar oplossingen. Na een paar testorders stond het live en nu loopt onze facturatie als een fluitje van een cent."
- Over het werk dat het bespaart:
"Als je uitgaat van ongeveer een kwartier werk per manueel verwerkte ticketingfactuur, dan bespaart de automatisatie ons al snel elke maand een mandag"
- Over de samenwerking:
"Het verliep bijzonder vlot, het was aangenaam samenwerken. En we zijn behoorlijk snel tot een mooi resultaat gekomen, dus ik kan er alleen maar positief over zijn."
FAQ
Wat als een zakelijke klant nog niet in het boekhoudsysteem staat?
De oplossing controleert automatisch of de debiteur al bestaat in de boekhoudsoftware. Indien nodig wordt deze aangemaakt op basis van de gegevens uit ticketmatic, vóór de factuur wordt gegenereerd.
Worden betalingen automatisch opgevolgd?
Ja. Zodra een factuur in de boekhoudsoftware wordt betaald, wordt de betaalstatus in real time teruggekoppeld naar ticketmatic.
Is deze oplossing standaard beschikbaar?
Nee. De oplossing werd op maat ontwikkeld voor de specifieke werking en systemen van De Roma.
Welke administratieve stappen worden geautomatiseerd?
De manuele invoer van zakelijke orders in de boekhoudsoftware vervalt volledig. Facturen worden automatisch gegenereerd en opgevolgd vanuit ticketmatic.
Ook nood aan automatisatie rond Peppol-facturatie?
Ticketmatic Studio ontwikkelt maatwerkoplossingen in het ticketmatic-platform, afgestemd op de werking, systemen en strategische doelen van culturele organisaties. Elke implementatie vertrekt vanuit de bestaande processen en toolstack van de organisatie.
Aarzel niet om contact op te nemen, we denken graag mee over een aanpak op maat van uw werking.
