.webp)
Samenwerken tussen cultuurhuizen biedt veel voordelen: het helpt organisaties hun bereik te vergroten, kennis te delen en krachten te bundelen in het opzetten van gezamenlijke evenementen. Een gedeelde ticketingaanpak speelt daarin vaak een belangrijke rol. Maar die samenwerking is niet zonder risico: privacykwesties, vertragingen en het verlies van eigenheid liggen op de loer.
In dit artikel gaan we na hoe cultuurorganisaties die balans kunnen bewaren. Stefaan Geldhof, ticketingcoördinator bij In&Uit Brugge, deelt zijn inzichten uit jarenlange ervaring.
Sterker samen: de voordelen van samenwerkingsverbanden
Samenwerkingen tussen cultuurhuizen leveren tastbare voordelen op. Stefaan ziet drie grote troeven die keer op keer terugkomen:
- Kennisdeling
“We zitten maandelijks samen in een werkgroep,” vertelt Stefaan. “Daar delen we kennis met elkaar. Dat zijn soms kleine, onnozele dingen, maar je leert wel écht van elkaar.” Informele uitwisseling zorgt ervoor dat organisaties sneller leren en efficiënter werken. Daarnaast is ook het afstemmen van bepaalde dienstverleningen binnen dezelfde regio belangrijk, zodat het aanbod voor de klant uniform blijft, bijvoorbeeld afspraken over terugbetalingen en verzendkosten. - Gebruiksgemak voor bezoekers
Een gedeelde ticketingaanpak maakt het eenvoudiger voor het publiek. “Die één-loketfunctie is altijd een belangrijk principe geweest voor mij,” zegt Stefaan. “Dat klanten gemakkelijk een ticket kunnen boeken, zonder van het kastje naar de muur gestuurd te worden. Onze website is daar een voorbeeld van: je kunt er tickets kopen voor het cultuurcentrum, het Concertgebouw, maar evengoed voor de Heilig Bloedprocessie. Alles op één plek.” - Gezamenlijke evenementen
Door krachten te bundelen, ontstaan mogelijkheden die anders onhaalbaar zouden zijn. “Vanuit samenwerking kunnen we dingen opzetten die vroeger niet lukten,” legt Stefaan uit. “Zoals Dans in Brugge, een festival van het Concertgebouw, Cultuurcentrum, KAAP, evenementen zoals Triënnale Brugge, of Krikrak…”
Deze voordelen tonen hoe samenwerking het culturele aanbod versterkt en toegankelijker maakt.
De keerzijde van samenwerken: uitdagingen en risico's
Hoewel samenwerking op vlak van ticketing aantrekkelijk is, brengt ze in de praktijk vaak heel wat technische en organisatorische uitdagingen met zich mee. De belangrijkste risico’s op een rij:
- Operationele complexiteit
Gezamenlijke ticketverkoop maakt processen ingewikkelder, vooral wanneer verschillende accounts en systemen betrokken zijn. - Privacyrisico’s door gedeelde data
Een gemeenschappelijke database kan leiden tot ongeoorloofde gegevensdeling. - Verlies van eigenheid
Een gecentraliseerd netwerk brengt het risico mee dat de individuele identiteit van cultuurhuizen verdwijnt doordat marketing en abonnementsstructuren steeds meer worden gestandaardiseerd. - Moeilijk maatwerk – Rapportering, branding of specifieke abonnementsformules worden lastiger binnen één gedeeld systeem.
- Beperkingen bij API-koppelingen – Integraties met externe tools worden complexer en soms onveiliger.
- Vertragingen door centraal beheer
“Stel je voor dat een probleem van een individuele zaal via mij vertaald moet worden naar de leverancier,” schetst Stefaan. “Die koppelt dan terug naar mij en ik weer naar de zaal. Daar gaat veel tijd verloren.”
Voorwaarden voor een succesvolle ticketingsamenwerking
Samenwerken rond ticketing kan veel voordelen opleveren, maar alleen als er duidelijke voorwaarden gelden — zowel organisatorisch als technisch. Zonder heldere afspraken dreigt samenwerking te verzanden in inefficiëntie, frustratie en verlies van eigenheid.
We onderscheiden vier sleutelvoorwaarden om een ticketingsamenwerking duurzaam en werkbaar te maken:
1. Bewaar autonomie en eigenheid
Elke organisatie binnen de samenwerking moet zijn eigen werking kunnen blijven organiseren. Dat betekent:
- Volledige datasegregatie: Klantgegevens mogen nooit volledig zichtbaar zijn voor andere organisaties binnen het netwerk. Zoals Stefaan waarschuwt: “Je wil vermijden dat men in een cultuurcentrum zegt ‘U zit al in het systeem’ als een klant daar nog nooit een ticket heeft gekocht. Dan denkt die klant ‘Oei, hoe zit dat hier? Waar worden mijn gegevens allemaal bewaard?’”
- Eigen ticketingverantwoordelijke: Elke partner moet zijn eigen aanspreekpunt en interne organisatie behouden.
- Behouden van eigen werking op alle niveaus: Eigenheid gaat verder dan branding of rapportering; ook specifieke abonnementsformules, marketingacties, prijsstructuren en productstructuren moeten kunnen blijven bestaan.
2. Zorg voor technische robuustheid en flexibiliteit
Technische infrastructuren moeten samenwerking ondersteunen, niet belemmeren:
- Autonome systemen: Storingen of fouten mogen niet netwerkbreed impact hebben; elke organisatie draait technisch zoveel mogelijk zelfstandig.
- Veilige en flexibele API-koppelingen: Elke organisatie moet externe tools (zoals websites, planningssystemen) veilig en afzonderlijk kunnen koppelen, zonder dat privacy of flexibiliteit in het gedrang komt.
- Schaalbare en veerkrachtige hosting: Het systeem moet bestand zijn tegen piekbelasting en tijdelijke uitval, met minimale impact op andere partners.
3. Communiceer rechtstreeks en efficiënt
Om traagheid en ruis te vermijden:
- Rechtstreeks contact met leveranciers: Organisaties moeten zelf technische problemen en specifieke nieuwe noden binnen de eigen organisatie kunnen melden bij hun softwareleverancier, zonder verplichte centrale tussenpersoon. “Stel je voor dat een probleem van een individuele zaal via mij vertaald moet worden naar de leverancier. Die koppelt dan weer terug naar mij en ik moet dan weer terugkoppelen naar de zaal. Daar gaat veel tijd verloren.”
- Afstemming over beleid: Gezamenlijke afspraken rond zaken als servicekosten, terugbetalingen en verzendopties zorgen voor een uniforme klantenervaring, zonder te vervallen in inflexibiliteit. “Wij spreken dat met elkaar af: wanneer wordt een ticket terugbetaald, wanneer niet. Zodat het voor klanten overal hetzelfde is binnen dezelfde regio. Dat je niet hoort: ‘Ja, bij in&uit kreeg ik wel een terugbetaling, en hier niet.’ Dat willen we vermijden.”
4. Bied een gebruiksvriendelijke en flexibele opzet
Gedeelde ticketingkanalen slagen enkel als ze werkbaar blijven voor iedereen:
- Gebruiksvriendelijke systemen: Software moet intuïtief zijn voor baliemedewerkers en tijdelijke krachten, zeker in drukke periodes. “Zelfs als je als beginner voor ticketmatic gezet wordt en je krijgt bij manier van spreken geen uitleg, dan kun je een ticket verkopen.”
- Beperkte schaal: Hou de samenwerking regionaal en beheersbaar; hoe groter het netwerk, hoe moeilijker het wordt om snelheid en wederzijds begrip te bewaren. “Ik denk dat als je té groot gaat, het moeilijk wordt om voor iedereen goed te doen. Als je binnen dezelfde regio blijft, is het werkbaarder, aangenamer werken.”
- Faciliterend werken: De organisatie moet samenwerking ondersteunen, niet opleggen. “Je wilt geen toelating moeten vragen aan het netwerk als je iets nieuws wil ontwikkelen. Dan kan de reactie zijn ‘Goh, we zijn daar eigenlijk niet zo echt van overtuigd. We kunnen dat eens vragen of de anderen dat ook wel leuk vinden...’ En als de anderen zeggen van ‘njet’, dan stopt het daar al.”
Samenwerking die wérkt
Ticketingsamenwerkingen kunnen een enorme meerwaarde betekenen, maar vragen om een zorgvuldige aanpak. Het opzetten van een gedeeld systeem biedt kansen voor kennisdeling, gebruiksgemak en gezamenlijke evenementen, maar brengt ook valkuilen zoals complexiteit en privacyzorgen met zich mee.
De ervaring van Stefaan toont aan dat samenwerking alleen duurzaam werkt als organisaties hun autonomie behouden, duidelijke afspraken maken en rechtstreeks contact houden met leveranciers. Succesvolle samenwerking steunt op wederzijds respect, vertrouwen en praktische werkbaarheid — niet op uniformiteit of controle.
Wanneer cultuurhuizen erin slagen om samen te werken zonder hun eigenheid te verliezen, ontstaat een krachtige synergie: het geheel is meer dan de som van de delen. Uiteindelijk blijft het doel: een vlotte bezoekerservaring en een breed cultureel aanbod.
