Carré: een monument van podiumkunst
Aan de oevers van de Amstel staat Koninklijk Theater Carré: een van de meest iconische en herkenbare cultuurgebouwen van Nederland. Het theater heeft een rijke geschiedenis en biedt een breed en gevarieerd programma, van spectaculaire musicals en topcomedy tot opera en concerten. Carré trekt jaarlijks honderdduizenden bezoekers en staat bekend als een huis met een eigen karakter en een duidelijke artistieke visie.
Wanneer Excel niet meer volstaat
Dynamic pricing, het bijsturen van kaartprijzen op basis van actuele vraag en beschikbaarheid, is voor veel theaters een vertrouwde manier om de zaal optimaal te vullen. Carré zet dat instrument niet in om de omzet per stoel te maximaliseren, maar om elke beschikbare stoel te verkopen aan een prijs die bij elke bezoeker past.
Carry van der Sleen, Ticketing Manager bij Koninklijk Theater Carré: "Het gaat erom elke stoel voor een optimale prijs te kunnen verkopen. Als er meer vraag is naar een duurdere rang, laat dat toe om die prijs te verhogen maar tegelijk om meer goedkope plaatsen toe te voegen. Zo kan ik er ook voor zorgen dat we financieel toegankelijker worden voor mensen met een wat kleinere portemonnee."
Bij Carré betekende dat bijsturen echter een tijdrovend, handmatig proces: voor elke aanpassing gebaseerd op actuele verkoopcijfers moesten medewerkers eerst rapportages raadplegen, bezettingspercentages per rang berekenen en die analyse vervolgens handmatig vertalen naar een prijswijziging in het ticketsysteem. Dat kostte tijd, vergde heel wat concentratie en was foutgevoelig. De hoge tijdsinvestering had ook een ander gevolg: aanpassingen voor bepaalde voorstellingen werden simpelweg overgeslagen, omdat een grondige analyse per voorstelling te veel tijd kostte.
De nood aan automatisering was duidelijk. Maar automatisering mocht voor Carré geen synoniem worden voor blinde prijslogica: het team moest de vrijheid behouden om elke aanpassing te beoordelen in zijn specifieke context.
Technologie adviseert, gebruikers beslissen
Ticketmatic Studio ontwikkelde voor Carré een volledig op maat gebouwde oplossing voor dynamisch prijsbeheer. Dat een standaardfeature hier tekortschiet, ligt voor de hand: elke organisatie heeft haar eigen werkwijze, drempelwaarden en redenen om een voorstel al dan niet door te voeren. In plaats van een algoritme dat prijzen automatisch en zonder tussenkomst aanpast, koos Carré bewust voor een aanpak waarbij technologie adviseert en de medewerker beslist.
De oplossing monitort continu de bezetting per rang op basis van vooraf ingestelde regels. Zodra een bepaalde drempelwaarde wordt bereikt, ontvangt de verantwoordelijke een e-mailmelding met een concreet prijsvoorstel. Met één klik kan die aanpassing worden goedgekeurd of genegeerd.
Die menselijke controle is belangrijk. Carry geeft een concreet voorbeeld: als een collega de dag ervoor een zakelijke groepsboeking van honderd kaarten heeft ingevoerd waardoor de bezettingsdrempel plots wordt overschreden, gaat zij de prijs niet verhogen, want de organische vraag rechtvaardigt dat niet.
Wat het systeem wél kan doen, is de zware analyse overnemen en het juiste signaal op het juiste moment aanreiken. De configuratie is flexibel: per rang en per type evenement kunnen specifieke regels worden ingesteld. Zo kan Carré de logica afstemmen op de bijzonderheden van elk programmaonderdeel, zonder dat daarvoor telkens een technische aanpassing nodig is. De oplossing is rechtstreeks geïntegreerd in de bestaande ticketmatic-omgeving van Carré, zodat er geen bijkomende systemen of koppelingen nodig zijn.
Van briefing tot project
Het traject vertrok vanuit een duidelijke briefing van Carré zelf. Het team wist goed wat het wilde en had zijn uitgangspunten en werkwijze al nauwkeurig in kaart gebracht. Die basis legden ze samen met het Studio-team van ticketmatic op tafel: geen standaardoplossing die werd bijgeschaafd, maar iets dat van bij het begin gebouwd werd vanuit de specifieke context van Carré. Dankzij die heldere voorbereiding verliep het traject vlot, van eerste bespreking tot werkend systeem.
Ik heb de samenwerking als heel prettig ervaren. We hebben een duidelijke briefing kunnen schrijven, omdat we goed wisten wat we wilden. Dat heeft de Studio heel goed opgepakt. Uiteindelijk was het een relatief snel project, en na een kleine ronde van finetuning werkt het nu gewoon heel goed.
-- Carry van der Sleen
--- Ticketing Manager, Koninklijk Theater Carré
Meer ruimte voor wat echt telt
Sinds de uitrol heeft het team bij Carré merkbaar meer ademruimte. Het tijdrovende opzoekwerk en de handmatige berekeningen zijn weggevallen. Waar de verantwoordelijke voorheen een halve dag per week reserveerde om handmatig door de voorstellingen te gaan, volstaat nu een dagelijkse snelle check in de inbox.
Vroeger had ik op maandag of dinsdag een halve dag in mijn agenda staan om handmatig door de voorstellingen te gaan. Nu krijg ik elke dag een mailtje, open het even, beoordeel het en klik door, of ik negeer het. Het is een enorme tijdwinst.
-- Carry van der Sleen
--- Ticketing Manager, Koninklijk Theater Carré
Een slimmer prijsproces, zonder de handmatige last
Veel culturele organisaties worstelen met hetzelfde vraagstuk: hoe stuur je prijzen bij op basis van actuele vraag, zonder dat het een tijdrovend handmatig proces wordt? Als je de nood herkent waar Carré mee zat, neem dan contact op. We denken graag met je mee.
